Зачем мы сделали этот гайд
Быть ассистентом круто. У тебя растет насмотренность, появляются новые нейронные и социальные связи, а еще много возможностей и вариантов развития карьеры: от продакта и проджекта до бизнес-ассистента и COO.
Чтобы реализовать эти возможности, нужно быть не просто хорошим ассистентом или нормально работать, а быть выдающимся и показывать стабильно высокие результаты.
Мы написали эти правила как обобщение нашего опыта и руководство к действию: как работать, чтобы расти и добиваться успеха, будучи ассистентом.
Здесь много жестких формулировок и требований. Работать по ним сложно, и этот путь — не для всех. Но, выбрав его, ты сможешь добиться карьерных результатов, которыми точно будешь гордиться.
14 заповедей
Это — твоя вторая Библия.
- Бери ответственность и контролируй ситуацию. Проебался курьер? Только ты отвечаешь за его проеб: не служба доставки, курьер или ретроградный Меркурий.
- Думай иначе. Задача не решается в лоб? Хакни ее и найди альтернативный способ решения. Нерешаемых задач не существует — если задача не решается, это означает лишь то, что выбранный тобой способ решения не подходит.
- Сначала думай, потом спрашивай. В 99% случаях ты можешь найти любую информацию сам, не дергая других. Спроси себя 3 раза, точно ли ты сделал все, чтобы добиться результата, прежде чем спрашивать.
- Не ври, признавай ошибки и учись на них. Если тебе указали на ошибку — не доказывай, что ты прав, а проанализируй и расскажи, где ты бы мог действовать лучше и эффективнее.
- Не трать время на работу, которую может сделать нейросеть.
- Запрети себе находиться в состоянии ожидания. По любой задаче всегда находись только в проактивной позиции и никогда ничего не жди. Отправил материалы, на которые нужно получить ок? Попроси, чтобы их быстрее проверили. Не отвечает линейный сотрудник контрагента? Позвони или напиши его начальнику.
- Исключи форс-мажоры из своей жизни. Если ты проебываешься в своей зоне ответственности из-за личных обстоятельств (помогал другу принимать роды у кошки; отключили интернет, ждал курьера и т. д.) — спроси себя, стоят ли эти обстоятельства потерянной работы. Если нет — исключи эти обстоятельства из своей жизни, пока ты работаешь ассистентом.
- Всегда делай работу, как для себя и самого близкого человека. Халтурить, халатничать и делать поверхностно запрещено.
- Уважай людей, чьи задачи ты выполняешь. Благодаря им ты можешь реализовать свой путь.
- Разберись сам, если чего-то не знаешь или не понимаешь. Никто не будет тебе объяснять то, что можно изучить самому.
- Будь дотошным и все перепроверяй. Не доверяй случаю и людям, не полагайся на авось и Венеру в Юпитере: все говно, которое может произойти с твоей задачей, 100% произойдет, и ты обязан это предусмотреть и предвосхитить.
- Развивайся. Не стой на месте и учись. Читай книги и исследования, проходи курсы и стажировки, разговаривай с экспертами в твоей предметной области, ходи на конференции и семинары. Нельзя развиваться только на работе — ты профессионально растешь сам за пределами работы, а на работе применяешь свои умения и навыки.
- Ищи и осваивай инструменты, которые повышают эффективность твоей работы. Тупо тратить 3 часа времени на расшифровку встречи и фоллоу-ап, если можно отредактировать AI-расшифровку за 10 минут.
- Если тебе постоянно хуево на работе, увольняйся — работа ассистентом не для тебя. Если ты это не сделаешь, то с вероятностью 99% все равно рано или поздно уволишься, просто в процессе будешь много страдать, толстеть и ненавидеть весь мир. Если тебе хуево, но увольняться ты не хочешь, возьми себя в руки, перестань ныть и иди работать.
Профессиональные правила приличия
Здесь мы перечислили правила, по которым любой человек оценит тебя как хорошего профессионала.
Цифровые профили
- Используй аватарки в стиле smart casual.
- Выбирай нестыдный никнейм.
- Указывай полностью имя и фамилию в любых аккаунтах.
- В описании профиля пиши то, что ты бы указал в своем резюме.
Использовать никнейм @rozovaya_kiska , называть аккаунт Добрая фея, ставить фотку кота на аватарку и писать в описании профиля, что у тебя суицидальные мысли – все равно, что прийти в офис на встречу к боссу в халате.
Коммуникация
- Общайся с незнакомыми на «вы» и по имени.
- В команде общайся на «ты» и по имени.
- Не искажай имена клиентов, партнеров, контрагентов, а также названия их проектов и компаний.
- Не перебивай никого на звонках.
- «Сейчас» предполагает ответ в течение пяти минут. Нельзя сказать «сейчас» — и пропасть на полчаса.
- Не используй словосочетание «в ближайшее время», а также любые другие словосочетания, которые невозможно трактовать однозначно.
- В общих чатах пиши только то, что касается всех.
- Не дублируй действия без необходимости. Не спрашивай разрешения, чтобы задать вопрос. Не пиши в ЛС, что поставил задачу в Notion.
- Тегни человека, если ждешь быстрый ответ. Позвони, если он не реагирует на тег.
Работа с текстом
- Структурируй текст. Используй абзацы и не пиши, как Толстой, если ты не Толстой.
- Проверяй текст на ошибки и опечатки. Можно пользоваться Типографом, Главредом или красной подсветкой в Ворде.
- Используй правила: 1 предложение — 1 мысль и 1 абзац — 1 мысль. Прочитай Пиши, сокращай, если эти правила даются тебе тяжело.
- Соблюдай принципы атомарности, консистентности и непротиворечивости. Если какое-то из этих слов ты видишь в первый раз, погугли его значение и разберись.
- Проверь, что текст отформатирован: везде один и тот же шрифт, есть заголовки, выравнивание одинаковое по всему тексту, нет пустых строк и лишних пробелов.
Работа с документами
- Файл создается только в корпоративном хранилище, не на личном диске.
- Файл создается для любых текстов, в которых больше пяти строчек или которые увидят больше, чем два человека.
- Выбирай имя файла, которое однозначно определяет содержание документа. «Файл с данными» — не оно.
- Папки с файлами всегда держи в чистоте: удаляй дубли, лишние и пустые файлы.
- Перед отправкой документов проверь доступы: файл должен мочь открыть и редактировать тот, кому ты его отправляешь. Если файлы содержат персональные данные, открой доступ только на почту — доступ по ссылке открывать запрещено 🙅♀️🙅
- Отправляй файл всегда в редактируемом формате. Если отправляешь pdf, пришли исходник, в котором ты работал.
- Используй только последние версии форматов файлов: docx, а не doc, xlsx, а не xls, и т. д.
Организация и сопровождение звонков (онлайн-встреч)
- В названии встречи укажи тему для обсуждения. Не используй слова «Встреча о…», «Созвон на тему…». Эти слова мешают увидеть тему встречи, когда ты смотришь на мероприятие с телефона.
- Добавь повестку в описание встречи: тезисно перечисли, что и в какой последовательности будет обсуждаться.
- Добавь ссылку на встречу на платформе, на которой она будет происходить.
- Добавь материалы к встрече.
- Убедись, что участники приняли приглашение на встречу. Если нет — уточни в рабочем порядке, точно ли ваша встреча в силе.
- Поставь встречу на запись и предупреди об этом участников. Положи запись в карточку встречи в календаре.
- Включи камеру. Если ты плохо выглядишь и стесняешься включать камеру, начни выглядеть хорошо и включи камеру. Если камера на компе говно — используй камеру телефона. Убедись заранее, что камера работает, для этого подключись к звонку на 5 минут раньше.
- Проверь, что на заднем фоне у тебя нет держателя для туалетной бумаги. К держателю для туалетной бумаги приравниваются: держатель для бумажного полотенца, ободранные собакой обои, изголовье кровати и другой антураж, который ты бы никогда не увидел в офисе.
- Сделай и отправь участникам встречи фоллоу-ап.
Фоллоу-апы
Фоллоу-ап выполняет 3 задачи:
- Помогает еще раз синхронизироваться относительно результатов встречи.
- Помогает вспомнить, до чего договорились на встрече, спустя месяц, полгода и год.
- Показывает уровень профессионализма и знание основ деловой коммуникации.
Как выглядят ужасные фоллоу-апы:
Критерии хорошего фоллоу-апа:
- Понятен всем участникам встречи, даже когда они прочитают его через 3 дня в состоянии похмелья.
- Понятен людям, кто не принимал участие во встрече и пребывает в том же состоянии, что участники встречи из п.1.
- Залинкован с задачами из задачника проекта.
- Содержит указание сроков и ответственных по реализации договоренностей.
- Написан и отправлен в течение 30 минут после встречи.
Безопасность
- Используй только сильные пароли. 12345678 — не он.
- Делись паролями только через специальные сервисы (например, 1Password или Passwork). Писать логин и пароль в сообщении, чате или документе нельзя.
Решение задач
Поиск специалистов
Если задача связана с поиском специалистов (няни, визажисты, парт-тайм маркетологи и тд), реши ее так.
- Пойми, на каких платформах обычно ищут специалистов. Не нужно искать визажиста на Хабр карьере, а разработчика – на Авито. Используй GPT, чтобы разобраться, на каких платформах и сервисах лучше всего искать специалистов.
- Отобрать специалистов нужно по хард и софт-компетенциям.
- Хард-компетенции определяются из:
- ТЗ. Если ты не понимаешь, кто именно нужен, задай вопрос нейросети: загрузи ТЗ и попроси уточнить, какие навыки будут указаны в резюме человека, который может выполнить это ТЗ – это правило особенно хорошо работает для поиска парт-тайм разработчиков.
- Рейтинга. Всегда выбирай тех, у кого высокая оценка и много отзывов. Просмотри отзывы глазами, обрати внимание на негативные отзывы и то, как специалист реагирует на негативные отзывы.
- Портфолио. Выбирай тех, кто решал похожие задачи.
- Софт-компетенции определяются в общении со специалистом:
- Он должен отвечать сервисно.
- Он должен общаться на комфортном русском языке.
- Он должен проявлять заинтересованность в заказе, но не настаивать на нем.
- Старайся подобрать минимум 3-4 варианта по ТЗ, чтобы был выбор. Не забудь дать свои рекомендации, кого стоит выбрать по твоему мнению. Если время поджимает и не удается найти 3-4, можно предоставить меньше кандидатов, но уложиться в дедлайн.
Поиск подрядчиков
Подрядчиков ищи так же, как и специалистов, с той разницей, что подрядчиков скорее придется искать методом гугления, а не поиска на платформах. Софт-компетенции определи по адекватности представителя компании.
Коммуникация со специалистами/подрядчиками
Есть много задач, в которых предполагается коммуникация с третьими лицами, например:
- когда ты подбираешь рестораны и узнаешь про свободный столик
- когда ты ищешь фрилансеров и общаешься с ними
- когда ты узнаешь об оптовых ценах у поставщиков
- когда ты звонишь в Аэрофлот, чтобы поругаться с поддержкой и тд
Чтобы коммуникация была эффективной (то есть был достигнут самый лучший результат при наименьшем вложении времени и усилий), следуй следующим правилам:
- выбери самый быстрый способ получения ответа: позвони, если есть номер телефона, напиши в мессенджерах, если по телефону не отвечают
- попроси подтверждение информации, которую ты получил по телефону, в письменном виде: в мессенджерах или на почту
- если ты сначала написал на почту (например, деловое письмо), позвони и спроси, видели ли твое письмо и когда будет ответ
- учитывай национальный контекст: не нужно писать в Телеграме, если контакт, которому ты пишешь, живет в стране, где Телеграм не распространен
- будь настойчив, но не переходи границы деловой этики. Не нужно писать каждые 2 минуты, где ответ на, мать его, твой вопрос. Но и писать 1 раз в 3 дня тоже не нужно – про тебя забудут.
Если нужно забронировать ресторан, не нужно писать на почту – тебе никто не ответит 🙂
Решение задач с паузами
Бывают задачи, где нельзя сразу предоставить результат – например, нужно запросить информацию у контрагента или разместить объявление и дождаться откликов.
В таких задачах есть соблазн нарушить 6 заповедь про ожидание и зависнуть в ожидании ответа от контрагентов/соискателей.
Обрати внимание: средний срок решения таких задач не должен быть больше, чем 2 рабочих дня (а иногда нужно дать результат день в день). Как только ты сделал подготовительную работу (например, разместил объявления), посмотри на первые отклики. Если откликов нет или они нерелевантны – займись улучшением объявления или найди другие каналы для размещения/коммуникации.
Навыки идеального ассистента
Этими навыками обладает хороший ассистент. Если каких-то навыков у тебя нет, займись своим обучением и получи их в ближайший месяц.
- GPT-промтинг. Ты не просто можешь написать запрос нейросети, а делаешь это так, чтобы он выдал корректный и хороший ответ.
- Коммуникация. Ты способен добиться нужного тебе результата в процессе общения с любым человеком.
- Мультизадачность. Ты не испытываешь стресс, когда в твоем задачнике 15 задач и все с дедлайном ближайший час.
- Английский на уровне не ниже B2.
Личные качества
- Внимательность. Ты скрупулезно замечаешь все детали, даже когда работаешь в условиях жестких дедлайнов и ограниченного времени.
- Аккуратность. Тебе не нужно объяснять, почему шрифт должен быть одного размера, а текст вычищен от орфографических, пунктуационных, грамматических ошибок и опечаток.
- Психоэмоциональная устойчивость. Быть устойчивым в спокойной обстановке легко, но важно не истерить в сложные и трудные моменты (которых в работе ассистента большинство).
- Готовность работать в условиях субординации. Иногда нет времени объяснять, почему ты не прав. Если ты каждый раз будешь спорить или ждать подробного объяснения от руководителя, тебе будет тяжело работать ассистентом.
Список инструментов, которыми ты должен мочь владеть на продвинутом уровне
- Графические инструменты: Figma, Canvas и аналоги.
- Сервисы для создания лендингов: Tilda, Webflow и аналоги.
- Сервисы для автоматической верстки рассылок: Unisender, Apollo и аналоги.
- Сервисы для ведения календарей: гугл-календарь, Notion календарь и аналоги.
- Сервисы для организации онлайн-конференций: Meet, Zoom и аналоги.
- Фото-редакторы: Adobe Photoshop и аналоги.
- Видео-редакторы: iMovie, Movie Maker и аналоги.
- Office: PP, Excel, Word.
- Соцсети: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok.
- Инструменты по сбору контактов: RocketReach, Hunter.io и аналоги.
🍆 P. S.
Такая корпоративная культура далеко не для всех. Если ты работаешь ассистентом, ты должен быть готов к мегаработоспособности, не бояться сложностей и упорно идти к результату.
На старте у тебя наверняка что-то не будет получаться: тебе будет сложно удержать все в голове и у тебя будет складываться ощущение, что все валится из рук. Восприми это как вызов, зажгись — и все получится: тебе будет суперкомфортно работать с любым руководителем, а через пару лет ты будешь совершенно по-другому смотреть на мир.
А чтобы этот процесс был более осмысленным, посмотри 3 фильма, которые мы считаем лучшими про работу ассистента:
- Дьявол носит Prada — про то, как научиться соответствовать высоким требованиям.
- Консьерж — про то, как получать удовольствие от выполнения задач других людей.
- Треугольник печали — про то, как работает сегмент вип-сервиса.
