Зачем мы сделали этот гайд
Жизнь с ассистентом намного лучше, чем без него: он освобождает время и нервы, потому что решает за вас рутинные и операционные задачи.
Но начать работать с ассистентом непросто: на вас ложится еще больше задач по постановке задач, ассистент ждет и недогружен, вам не хватает проактивности с его стороны. В конечном итоге вы можете прийти к мысли, что ассистент вообще не нужен.
Этот гайд поможет не доводить ситуацию до этой мысли.
Почему мы думаем, что можем давать советы
Мы NeedSupport – сервис удаленных ассистентов. Уже 3 года мы каждый день спасаем клиентов от рутины и дарим время на важное. За это время мы решили 10 тыс. задач для тысячи клиентов и поняли, как выглядят ключевые фреймворки, которые помогают клиентам ставить задачи на регулярной основе.
С чем поможет этот гайд
Мы написали гайд для тех, кто никогда не работал с ассистентом, а также для тех, кто получал исключительно негативный опыт. Советы из этого гайда помогут с двумя метриками:
- Снизить тревожность относительно работы с ассистентом
- Повысить отдачу от вложений в работу с ассистентом
10 принципов работы с ассистентом
- На ассистенте не надо жениться. Не нужно искать одного единственного того самого 10 лет. Ваша задача ровно обратная – через опыт работы с разными ассистентами понять, что вам на самом деле нужно, а заодно освободить себя от рутины в моменте.
- Ваши задачи должны перестать быть вашей проблемой. Они должны стать проблемой ассистента – уберите все, что этому мешает. Например, перестаньте по 2 недели рожать большое ТЗ на задачу или вести 2 отдельных списка задач – для себя и ассистента.
- Если вам кажется, что ассистент недогружен – так и есть. Но это не повод переживать – это повод сбалансировать затраты и выхлоп.
- Ассистент – не единственный способ повысить свою эффективность. Можно делегировать задачи сотрудникам, жене, нейросетям или вообще прокрастинировать задачу. А еще можно миксовать эти инструменты.
- Не переделывайте за ассистентом, кроме случаев крайней необходимости. Отправляйте на новую итерацию доработок. Даже если нужно поправить запятую – скажите, чтобы поправил запятую.
- Покажите своему ассистенту Гайд классного ассистента. Так вы избавите себя от необходимости повторять ассистенту, что нужно использовать нейросети в работе и быть проактивным.
- Перестаньте, наконец, решать задачи, где вы не нужны. Как раз для этого нужен ассистент.
- Поставьте результаты выше вайба. Вайб, конечно, нужен, но лучше иметь производительного ассистента, который помогает вам с рутиной, чем вайбового собеседника, проебывающего задачи.
- Начните привыкать работать с ассистентом постепенно. Попробуйте аутсорс или парт-тайм ассистента, если пока не можете загрузить его на 420 часов в месяц.
- Работа с ассистентом будет приятнее, если вы сформулируете ожидания от работы с ним и не будете препятствовать некоторым правилам организации работы, о которых мы пишем ниже.
Как ставить задачи
С каких задач стоит начать
Лучше всего начинать совместную работу с низкоконтекстных разовых задач. Это такие задачи, где не нужно долго изучать вашу корпоративную культуру и историю вашей жизни, и где можно быстро получить видимый результат, не размазывая задачу соплями по столу.
Примеры:
- Найти контакты какого-нибудь ЛПРа
- Найти фрилансера
- Разобрать резюме по критериям
- Помочь с путешествием
- Найти специалистов по дому (ремонтники, уборщицы, няни)
Не нужно сразу давать задачу, где нужно шерить доступ к кредитной карте или позвать ассистента на встречу с инвестором.
Как сформировать ТЗ
- Поставьте задачу ассистенту, как только про нее подумали. Запишите войс, если вы на ходу. Если вы отложите формулирование задачи, с 99% вероятности вы прокрастинируете постановку задачи потом.
- Всегда ставьте дедлайн, даже если у задачи его формально нет. Это дисциплинирует.
- Не расписывайте большое ТЗ, а попросите задать вам уточняющие вопросы по задаче. Подскажите, что для формирования вопросов можно привлечь нейросеть 🙂
- Если задача сложная (=в ней много составных действий, в каждом из которых нужно подумать и принять решение), попросите ассистента подумать и вернуться с рассказом, как он будет решать эту задачу. Если время поджимает, расскажите, как бы вы решали эту задачу сами.
- Расскажите, что будете считать хорошим результатом. Например, кому-то обязательно нужно 3-5 вариантов на выбор, а кто-то не хочет отвлекаться на принятие решения и достаточно подобрать 1 вариант (отеля, переводчика с китайского или сервиса для переезда из Notion).
- Уточните, что с вами нужно согласовывать, а что не нужно. Например, если вы просите заказать цветы, должен ли ассистент согласовать с вами букет или может выбрать самостоятельно. Оба варианта возможны, но лучше обговорить это ожидание на старте 🙂
Организация работы
Задачник
Если вы хотите, чтобы у ассистента был свой задачник, попросите его самостоятельно вести этот задачник, а сами продолжайте ставить задачи в удобной для вас среде. Это задача ассистента взять ваше голосовое сообщение и создать себе карточку задачи в задачнике, внеся туда всю информацию, которую вы проговорили или которую он должен у вас уточнить.
Еще лучше, если вы просто пошерите свой задачник с ассистентом, и он будет работать с вашим списком задач напрямую – так вы сэкономите время на организацию работы и создадите условия, чтобы ассистент был больше в контексте и лучше понимал, какие еще задачи вы решаете, где он может подключиться помочь.
Звонки
Ассистент нужен для высококонтекстных задач, а передавать контекст письменно затратно – для этого нужен отдельный ассистент 🙂 Поэтому лучше проводить звонки. Они могут быть двух типов: еженедельные с разбором вашего личного бэклога и ежедневные для разбора приоритетов на день и синхронизацию.
Проводите ежедневные звонки, чтобы сонастроиться и синхронизироваться по темпам работы и приоритетам. Достаточно 15-30 минут в начале дня, чтобы проговорить основные задачи, которые должен решить ассистент в ближайшее время.
Проводите звонки 1-2 раза в неделю с разбором вашего задачника и проговариванием статуса по всем вашим задачам: как по тем, что делегированы ассистенту, так и по тем, которые пока не делегированы ассистенту. По всем вашим задачам, которые пока не делегированы ассистенту, ответьте на вопрос, что мешает подключить к ним ассистента. Подумайте вместе, можете ли вы устранить эту преграду 🙂
Таймер времени
Таймер нужен не для гиперконтроля, а для оценки, на какие задачи тратится больше всего времени. Попросите его вносить в таймер все, что занимает больше 5 минут времени. Не забудьте отрефлексировать эти метрики вместе с ассистентом.
Отчетность
Обычно звонков достаточно для понимания, что происходит по задачам. Если нет – попросите ассистента в конце дня скидывать вам отчет по задачам. Чтобы сделать это более интерактивно и полезно, сделайте такой отчет рефлексивным – например, включите в него вопросы:
- За какие задачи ассистент я могу себя похвалить?
- Какие задачи я мог бы сделать лучше?
- Что я внедрю в свою работу дальше, чтобы решать задачи лучше?
Доки
У вас вряд ли есть подробный док, описывающий вашу жизнь, который поможет ассистенту лучше понимать контекст. Еще у вас может не быть достаточного количества инструкций, чтобы сделать работу ассистента легче.
Это не страшно – просто дайте в качестве одной из задач ассистенту документировать всю работу с вами (как по личным, так и по бизнес-задачам). Обязательно попросите его делать это в вашей рабочей среде, не на его личном гугл-диске 🙂
Безопасность
Соблюдайте обычные нормы предосторожности. Не нужно сразу давать задачу, где нужен ваш пароль от госуслуг – делегируйте другие задачи, если знаете ассистента 2 дня.
Для паролей используйте менеджер паролей. Если у вас его еще нет – попросите ассистента подобрать подходящий вам.
Попросите ассистента разобраться, как решить задачу, где нужны ваши личные данные и аккаунты, без предоставления к ним доступа. Например, можно предоставить доступ к своей гугл-почте через функционал Delegate and collaborate on email.
Подпишите с ассистентом NDA, но будьте готовы к тому, что это вряд ли вас спасет при пиздеце.
Развитие ассистента
Ассистент идет к вам работать, потому что ему интересны вы и среда, в которой вы работаете.
Не забывайте:
- Проводить с ним 1-1
- Подсказывать, что можно изучить дополнительно для его развития (например, это могут быть книжки, которые вы сами считаете очень крутыми)
Это не только вносит вклад в долгосрочное развитие ассистента, но и повышает его мотивацию и влияет на его производительность и работоспособность в моменте.
Как вдохновиться начать работать с ассистентом
Нам очень нравится подкаст от основателя американского сервиса ассистентов Time etc. Он идет всего 50 минут – можно послушать, пока едете в машине за детьми из школы.
Все круто, но где найти ассистента?
Скоро мы напишем об этом отдельный гайд 🙂
