О чем этот гайд
Если вы – Герман Греф, найти ассистента несложно.
У вас сотни откликов, армия рекрутеров и право выбирать себе кандидатов по раскладу карт таро.
Но если вы – не он, найти классного кандидата, не переплатив ему и агентствам, непросто.
Мы написали этот гайд для тех, кто:
• хочет найти себе ассистента, но боится приступить к поискам
• хочет пройти через процесс найма самостоятельно без помогаторов
• давно и безуспешно в поиске, а талантливых ассистентов все нет
Почему мы думаем, что можем давать советы
Мы NeedSupport – сервис удаленных ассистентов. Уже 3 года мы каждый день спасаем клиентов от рутины и дарим время на важное. За это время мы получили 15 тыс. откликов и поработали с 200 классными ребятами, многие из которых после работы у нас стали проджектами, продактами, маркетологами, продажниками, executive ассистентами и даже фаундерами. Посмотреть истории успеха можно тут.
С наймом каких ассистентов поможет этот гайд
Мы работаем с кандидатами, потенциал которых сложно раскрыть по резюме и портфолио – потому что их либо нет, либо они похожи на сотни других резюме и портфолио.
Этот гайд вряд ли поможет, если вы хотите схантить помощницу Романа Абрамовича и ее аналогов.
В чем смысл раскрывать свою внутрянку?
Любой отбор можно хакнуть. Сейчас хакнуть наш отбор еще проще – но мы искреннее верим, что, если человек способен изучить все инструкции и разобраться в процессе, из него получится хороший ассистент.
10 принципов при найме удаленных ассистентов
1. Процесс отклика на вакансию не должен предполагать преодоление тропы препятствий с крокодилами. Пусть количество откликов будет больше, чем нужно – выбирать лучше, чем не иметь выбора.
2. Не стесняться своих предпочтений. Не нравятся блондинки, мальчики, кандидаты старше 30? Забейте на толерантность и сэкономьте время себе и кандидату. Они все равно вас будут бесить как джинсы на 2 размера меньше в шкафу – просто фактом своего существования.
3. Не делать поблажек в процессе отбора. Кандидат пишет с орфографическими ошибками, невнимательно читает описание вакансии, не выполняет условия тестового задания? Отказываем сразу без компромиссов. Не нужно работать с кандидатами, кто не способен собраться в ответственный момент.
4. Договориться с собой, чему готовы учить. То, чему готовы, даем в качестве тестового – это способ проверить, что кандидат способен разобраться в предмете сам. То, чему не готовы, проверяем пасхалками в процессе отбора.
5. Не тратить время на поиск самого лучшего кандидата на планете. Берем первого подходящего и в процессе работы с ним тюним требования и критерии. Альтернативно – в процессе становимся Грефом и чилим при найме следующего ассистента.
6. Не тратить время на общение с непрофильными кандидатами. Пока вы исполняете с бубнами танец политеса, подходящий кандидат где-то в другом месте соглашается на работу не с вами.
7. Ценить пробивных и неунывающих. Если кандидат после отказа находит оригинальный способ попросить для себя второй шанс (например, присылает вам домой коробку рафаэлок), это хороший знак. Он с таким же рвением достучится до поддержки Аэрофлота и убедит консьержку пустить курьера переждать снегопад у нее в комнате.
8. Ценить кандидатов за жизненный опыт. Переезжал, работал во время учебы, совмещал работу с подработкой? Скорее всего, жизнь заставила его адаптироваться и быстро учиться – это важный навык в работе ассистента.
9. Отказывать тем, кто не готов херачить. Даже если вы за разумный баланс и осознанность, лучше научить этому своего ассистента-трудоголика, чем беситься, когда он в очередной раз выключит телефон в 6 вечера.
10. Не отказывать кандидатам за непрофильный опыт. С профильным опытом возьмут к Грефу, а вам нужно найти того, кто много работал с людьми и разруливал нештатные ситуации. По нашему опыту отличными ассистентами становятся бывшие работники баров и стюардессы.
Как мы проверяем ассистентов в NeedSupport
Даем возможность самостоятельно отказаться от работы с нами
В описании вакансии и тестового мы даем ссылку на наш Гайд классного ассистента и рекомендуем не идти к нам, если кандидат с ним не согласен.
Так по результатам отбора мы получаем мотивированных ребят, которых наш гайд вдохновляет, а не ужасает.
Автоматизируем движение кандидата по воронке
Кандидат может записаться на welcome-интервью или сразу идти решать тестовое, а после тестового сразу записывается на звонок с менеджером с разбором тестового. Так мы находим кандидатов, кто способен действовать проактивно и ничего не ждет.
Обращаем внимание на то, как пишет о себе кандидат в свободной форме
Это может быть раздел «О себе» на XX, сопроводительное письмо или сообщение в Tg. Отказываем, если этот раздел написан уныло и скучно, если кандидат копипастит один и тот же текст, а также если он переоценивает себя и свои достижения.
Даем предпочтение тем, кто делает больше, чем от него просят
Часть наших заданий в тестовом стоит на выбор – мы берем тех, кто точно сделает необязательные задания.
Мы сразу отказываем тем, кто делает обязательные задания на отъебись – например, в качестве решения задачи «как ты будешь искать пересечения в 2 excel-таблицах» присылает ответ «формулой» вместо указания конкретной формулы.
Просим прислать решение тестового на видео
В нашем тестовом задании есть раздел с проверкой хард скиллов. Например, мы просим решить задачу на английском языке, отфотошопить Тимоти Шаламе в Дюне и написать текст приглашения на интервью с нуля.
На видео мы смотрим, использовал ли кандидат нейросети при решении задачи. Мы не берем кандидатов, кто это не делает.
Технически усложняем требование к тестовому
Мы просим прислать решение тестового в виде ссылки на Loom с предустановленными техническими требованиями – записать на видео и себя, и экран одновременно.
Мы не берем кандидатов, кто хорошо выполнил тестовое, но не справился с этим требованием – потому что ассистент должен уметь выполнять все пункты ТЗ, а не только основные.
Оцениваем, как кандидат мыслит, а не что он знает
Включаем в тестовое открытые вопросы в виде микрокейсов. Например, спрашиваем, как кандидат подготовится к форс-мажорам на мероприятии, которое попадает на его отпуск. Или просим написать список уточняющих вопросов к задаче «проанализировать рынок блогеров в России».
На звонке с результатами тестового даем жесткую обратную связь
Мы считаем обратную связь основной основ работы ассистента. Кандидат должен быть способен воспринимать ее, даже когда она дана в острой эмоциальной фазе и без длинных объяснений. Мы не берем кандидатов, кто во время разбора тестового пытается встречно доказать свою правоту.
Ищем противоречия в мотивации
Просим привести примеры безвозмездной помощи людям и подробно расспрашиваем про эти кейсы. Так мы отбираем кандидатов, кому реально в кайф помогать другим людям, а не просто ходить на работу ассистентом.
Прерываем звонок на любой стадии, если понимаем, что не наш кандидат
Кратко объясняем, почему наша культура не подходит кандидату, и заканчиваем звонок. Даже если с момента его начала прошло меньше 5 минут или до оффера меньше 10 минут.
Не берем кандидатов с опытом работы у конкурентов
Личный загон фаундера, не более.
FAQ
Как написать текст вакансии?
Попросите GPT сформировать текст вакансии или подсмотрите структуру у нас.
Вот бриф с вопросами, на которые лучше иметь ответ, чтобы описание получилось полным:
• Чем вы занимаетесь?
• Для каких задач нужен ассистент: для личных, бизнесовых или гибрид?
• Можете привести примеры задач, которые нужно будет делать чаще всего?
• Кто будет давать задачи ассистенту: только вы или кто-то еще?
• Как вы планируете ставить задачи ассистенту и проверять результат? Например, через звонки, в чате, в планнере?
• Есть ли специальные требования к уровню английского?
• С какими инструментами ассистенту придется, на ваш взгляд, работать чаще всего при решении ваших задач? Например, Figma, Notion, Excel, LinkedIn…
• Есть ли предпочтения по полу?
• С кем вам сложно сработаться?
• В каком часовом поясе вы живете и работаете?
• По какому графику вам было бы удобно работать с ассистентом (ставить задачи)?
Где публиковать?
Нам нравится площадка Буду – 80% наших текущих ассистентов пришли с нее.
Прошлых ребят мы находили через ХХ, либо через внутреннюю реферальную программу – поэтому у нас работали друзья и семейные пары.
Покупать ли рекламу?
Выбор за вами – у нас ни разу не получилось найти нормальных кандидатов с рекламы.
Какой испытательный срок установить?
Месяца будет достаточно. У нас в сервисе неделя
Какой уровень оплаты установить?
50-70К в месяц, если у вас есть время на найм.
80-90К, если хотите найти кандидата побыстрее.
Прошлый ассистент выгорел, как избежать этого вновь?
Никак. Процесс выгорания ассистента – личная забота ассистента. У вас как было дохера задач, так и осталось, и их нужно кому-то делать.
С чего начать работу с ассистентом
У нас есть об этом отдельный гайд.
Гайд прочитал, но тревожность не снизилась
Возьмите у нас ассистента в аренду – это поможет понять, что вам важно в кандидате. Приятный бонус – если с ассистентом случится мэтч, вы сможете забрать его к себе в команду за половину стоимости месячной подписки.
